財團法人天主教會台灣地區主教團
個人資料檔案安全維護計畫
修定日期：中華民國111年04月19日
壹、
依據：
個人資料保護法第27條第3項及內政部指定宗教團體個人資料檔案安全維護管理辦法第4條。
貳、
目的：
落實個人資料檔案之安全維護及管理，防止被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏。
參、
組織規模及特性
一、
負責人：李克勉
二、
主事務所地址：台北市大安區安居街39號
三、
所屬人員人數：約34人
四、
保有個人資料數量：約300筆
肆、 個人資料檔案之安全維護管理措施
一、
配置管理之人員及資源
個人資料保護管理執行小組：
1. 人員配置：
總召執行秘書一人，由人資兼任之；組員若干人，由本法人所屬各單位執行秘書或秘書兼之，辦理個人資料保護管理有關業務。
2.職責：
負責規劃、訂定、修正及執行本計畫及處理方法等相關事項，並於每年春季常年會議提出報告。
二、蒐集、處理及利用個人資料之範圍及特定目的
(一)個人資料範圍：
指本法人蒐集、處理及利用之自然人姓名、出生年月日、國民身分證統一編號、護照號碼、聯絡方式及其他得以直接或間接方式識別該個人之資料(註：可參考個人資料保護法第2條第1款填寫)。
(二)蒐集、處理及利用個人資料之特定目的：
1、
人事管理。
2、
宗教、非營利組織活動業務。
3、
法人對董事、監察人、管理委員會成員及其他成員名冊之內部管理。
4、
社會服務或社會工作。
5、
非公務機關依法定義務所進行個人資料之蒐集處理及利用。(註：如疫情期間信眾實聯制資料。)
三、個人資料之風險評估及管理機制
（一）風險評估
1、
經由本法人電腦下載或外部網路入侵而外洩。
2、 經由接觸涉有個人資料之業務書件而外洩。
3、 所屬人員或其他人竊取、毁損或洩漏。
4、 與所屬單位、機構間互為傳輸時外洩。
（二）管理機制
1、 適度設定所屬人員權限，並妥適保管文件。
2、 每週進行網路資訊安全維護及控管。
3、 電子檔案資料視實際需要加密。
4、 加強對所屬人員及設備之管理。
四、事故之預防、通報及應變機制
（一）預防：
1、指定專人辦理安全維護事項，防止本法人保有之個人資料被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏。
2、本法人保有之個人資料檔案，限承辦人員使用或存取，使用或存取範圍限與其本身業務相關，且存取檔案時須鍵入其個人之使用者代碼及識別密碼。非承辦人員參閱、使用或存取相關個人資料檔案或書件時，應經負責人或經授權之管理人員同意。
3、存有個人資料之儲存媒體(含可攜式媒體)，視必要性採取適當之加密機制；存有個人資料之紙本文件於不使用或下班時，遵守桌面淨空，置於抽屜或儲櫃並上鎖。
4、存有個人資料之紙本及存放媒介物於報廢汰換或轉作其他用途前，確實刪除資料或格式化，或採物理方式破壞、銷毀。
5、電腦系統安裝防毒軟體並定期更新病毒碼，避免惡意程式與系統漏洞對作業系統之威脅。
6、 對內或對外從事個人資料傳輸時，加強管控避免外洩。
7、 加強所屬人員教育宣導，並嚴加管制。
（二）通報及應變：
1、本法人所屬人員發現個人資料遭竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏等安全事故時，即時向總召執行秘書通報；發生安全事故之個人資料達5,000筆者，自發現時起72小時內，以內政部訂頒之「個人資料事故通報及紀錄表」通報內政部。
2、發生個人資料安全事故時，儘速以適當方式通知當事人事故發生之事實、已採取之處理措施以及本法人窗口電話等資訊。
3、發生個人資料安全事故後，針對事故發生原因研議改進措施。
五、個人資料蒐集、處理及利用之內部管理措施
（一）所屬人員直接向當事人蒐集個人資料時，明確告知當事人以下事項：
1、本法人名稱。
2、蒐集目的。
3、個人資料利用之期間、地區、對象及方式。
4、當事人得向本寺廟(或法人)請求閱覽、製給複製本、補充或更正、停止蒐集、處理、利用或刪除其個人資料。
5、當事人得自由選擇提供個人資料，以及如不提供對其權益之影響。
（二）
所蒐集之個人資料非由當事人提供者，應於處理或利用前，向當事人告知其個人資料來源及前項應告知之事項，若當事人表示拒絕提供，應立即停止處理、利用其個人資料。
（三）
另本法人保有之個人資料利用期限屆滿時，除因法令規定、執行業務所必須或經當事人書面同意者外，將主動刪除或銷毀其個人資料，並留存相關紀錄。
（四）
當事人得向本法人表示拒絕提供，或請求閱覽、製給複製本、補充或更正、停止蒐集、處理、利用或刪除其個人資料之聯絡窗口為總召執行秘書，聯絡電話：02-27326602分機222。以上聯絡資料公告於本法人處所及網址www.catholic.org.tw。如拒絕當事人行使上述權利，應附理由通知當事人。
（五）
負責保管及處理個人資料檔案之人員，其職務有異動時，應將所保管之儲存媒體及有關資料檔案移交。
（六）
本法人所屬人員輸出、輸入個人資料時，須在使用範圍及使用權限內為之。
（七）
本法人所屬成員退出團體或離職時，主動刪除或銷毀其個人資料，並留存相關紀錄。
（八）
指定管理人員每年七月清查本法人所保有之個人資料是否符合特定目的，若有非屬特定目的必要範圍之資料，或特定目的消失、期限屆滿而無保存必要者，即予刪除、銷毀或其他適當處置，並留存相關紀錄。
（九）
本法人保有之個人資料如需作特定目的外利用，應先行檢視是否符合個人資料保護法第20條第1項但書之規定。
（十）
本法人委託他人或其他宗教團體蒐集、處理或利用個人資料時，對受託者為適當之監督並與其明確約定相關監督事項。
六、設備安全管理、資料安全管理及人員管理措施
（一）設備安全管理
1、
指派專人管理儲存個人資料之電腦及其他儲存媒介物，每月清點、保養維護、資料備份，並注意設備防竊、未經授權攜出等安全措施。
2、
重要個人資料備份應另備硬碟存放，並建置防止個人資料遭竊取、竄改、損毀、滅失或洩漏等事故之機制。
3、
建置個人資料之個人電腦，不得直接作為公眾查詢之前端工具。
4、
電腦、自動化機器或其他儲存媒介物需報廢汰換或轉作其他用
途時，檢視個人資料是否確實刪除。
（二）資料安全管理
1、資通訊系統存取個人資料之管控：
（1） 於儲存個人資料之電腦設置識別密碼、保護程式密碼及相關安全措施。
（2） 個人資料檔案使用完畢應即關閉檔案，不得任其停留於螢幕上。
（3） 每週進行防毒、掃毒等必要之安全措施。
（4） 重要個人資料檔案應另加設密碼，非經陳報單位主管核可不得存取。
（5） 所屬人員非經單位主管核可，不得任意複製本法人保有之個人資料檔案。
（6） 本法人蒐集、處理或利用個人資料達1萬筆以上時，設置使用者身分確認及保護機制、個人資料顯示之隱碼機制(註：如將身分證字號末4碼以****標示，或將姓名其中1個字以〇標示)、網際網路傳輸之安全加密機制、個人資料檔案與資料庫之存取控制及保護監控措施，防止外部網路入侵對策及非法或異常使用行為之監控及因應機制。
2、紙本資料之保管：
（1） 記載有個人資料之紙本文件，在未使用時存放於公文櫃內並上鎖。所屬人員非經單位主管核可，不得任意複製、拍攝或影印。
（2） 丟棄記載有個人資料之紙本文件時，須以碎紙設備進行處理。
（三）人員管理
1、 依業務需求適度設定所屬人員對個人資料蒐集、處理及利用之不同權限。
2、 所屬人員登錄電腦之識別密碼，每三個月變更1次。
3、 所屬人員應妥善保管個人資料之儲存媒介物，執行業務時依個人資料保護法規定蒐集、處理及利用個人資料。
4、 本法人與所屬人員間之勞務、承攬及委任契約均列入保密條款及違約罰則，以促使其遵守個人資料保密義務（含契約終止後）。
5、 所屬人員離職時，應即取消其登錄電腦之使用者代碼及識別密碼。其在職期間所持有之個人資料應確實移交，不得私自複製、留存並在外繼續利用。
6、 承辦相關業務之所屬成員每三個月變更識別密碼1次，並於變更識別密碼後始可繼續使用電腦。
七、認知宣導及教育訓練
（一） 每年派遣所屬人員1人參與相關單位辦理之個人資料保護法宣導或數位學習教育訓練至少2小時。參加教育訓練應留存相關紀錄或佐證資料（例如：簽到表或照片等佐證資料）。
（二） 對於新進人員給予特別指導，確保其明瞭個人資料保護相關法令規定及責任範圍。
八、個人資料安全維護稽核機制
（一）本法人每半年進行1次本計畫及處理方法執行情形之檢查，檢查結果向負責人提出報告，相關文件至少保存5年。
（二）若檢查結果不符合法令或有不符合法令之虞，依下項事項規劃改善措施：
1、
確認不符合法令之內容及發生原因。
2、
提出改善及預防措施方案。
3、
紀錄檢查情形及結果。
九、使用紀錄、軌跡資料及證據保存
（一） 本法人各單位建置個人資料之電腦，需每年備份並設定密碼，儲存該紀錄之儲存媒介物保存於適當處所以供備查。
（二） 個人資料使用紀錄以紙本登記者，應存放於各單位公文櫃內並上鎖，非經單位主管核可，不得任意取出。
（三） 以上使用紀錄、軌跡資料及相關證據至少留存5年。
十、個人資料安全維護之整體持續改善
本法人將隨時參酌業務及執行本計畫狀況、社會輿情、技術發展及相關法規定修等因素，檢討本計畫是否合宜，必要時予以修正，並於修正後15日內報內政部備查。
十一、業務終止後之個人資料處理方法
本法人解散或經主管機關廢止登記後，所保有之個人資料依下列方式處理，不再繼續使用，並將相關紀錄報送內政部：
（一）
銷毀：將紙本資料送焚化或以碎紙機絞碎，儲存於電腦磁碟及其他媒介物之資料，以消磁、折斷光碟片、擊毀硬碟等方式之破壞並製作執行銷毀之佐證照片或影片並標註日期及地點等資料。
（二）移轉：移轉之原因(註：如與其他團體合併、業務由其他團體辦理等)、對象、方法(註：如紙本移交，或以電腦磁碟、磁帶、光碟片、微縮片、積體電路晶片等儲存媒介物傳遞)、時間、地點及受移轉對象得保有該項個人資料之合法依據(註：如依據個人資料保護法第○○條規定)。
十二、本計畫經董事會決議通過後實施，修正時亦同。
